Projectmanagement in de advocatuur

Een advocaat is geen projectmanager. Zo vinden veel advocaten, en ik deel die mening. Een advocaat is namelijk een expert op een bepaald inhoudelijk vakgebied, een professional. Dat is iets anders dan een projectmanager. Het betekent echter niet dat projectmanagement niet zinvol is in de advocatuur. En ook niet dat een advocaat niet aan projectmanagement kan doen.

Een notitie vooraf: dit is een lang blog, om de lezer echt mee te nemen in de stappen van projectmanagement voor de advocatuur. Aan de andere kant, na het lezen kan je er ook mee aan slag. En dan vallen die 5 minuten wel weer mee.

Waarom projectmanagement in de advocatuur

Projectmanagement is ooit ontstaan om beheersbaar de gewenste resultaten te halen. Hoewel het in de advocatuur precies hier om gaat, worden zaken meestal niet projectmatig beheerst. Goed projectmanagement, ook in de juridische dienstverlening, draagt bij tot:

  • Het leveren van de door de klant gevraagde kwaliteit
  • Beter financieel resultaat voor de advocaat
  • Betere leerervaringen
  • Betere calculaties voor opdrachten
  • Beter beheersen van risico’s die zich in de zaak kunnen voordoen
  • Tevredener klanten omdat ze conform verwachting worden geholpen
  • Soepel verlopende zaken

In de nieuwe tijdsgeest van de advocatuur, waarover voldoende geschreven wordt, wordt projectmanagement door sommigen wel als de totaaloplossing gepresenteerd. Dat is het zeker niet, maar het kan absoluut wel bijdragen aan een aantal nieuwe uitdagingen. Goed projectmanagement zorgt ervoor dat de verwachtingen over de zaak echt helder zijn. De klant weet wat je als advocaat voor hem kan betekenen, tegen welke kosten en in welke termijn. Maar ook wat de kans is dat er zaken niet lopen zoals verwacht en hoe de klant daarin kan sturen. Het leidt ertoe dat je een veel betere inschatting kan maken van de behoefte van de klant en welke werkzaamheden en kosten daarvoor nodig zijn. In de uitvoering van het zaak zal projectmanagement ertoe leiden dat de juiste mensen en middelen ingezet worden op het juiste moment. Dus goedkope krachten waar het mogelijk is en exclusieve high-end expertise als het moet.

Waaruit bestaat projectmanagement in de advocatuur

Projectmanagement kent fasen. In de advocatuur zal per type zaak een andere indeling nodig zijn. Een gerechtelijke procedure zal anders verlopen dan een overname of een faillissement. Afhankelijk van de aard en inhoud van de zaak zal projectmanagement meer of minder uitgebreid zijn. Maar elke zaak begint op dezelfde manier. Namelijk met het goed definiëren van de zaak gevolgd door het inrichten van het projectplan. Daarna volgt de uitvoering, die per type zaak verschilt, en een evaluatie.

Zaakdefinitie

Het opstellen van een goede en volledige definitie van de voorliggende zaak is cruciaal. Het is zo belangrijk omdat alle vervolgactiviteiten afhangen van dit inzicht. Een zaakdefinitie bestaat in principe uit zes onderdelen, die vaak gemakkelijk op 1 of 2 A4-tjes passen.

  • Situatie

Wat zijn de bekende feiten bij aanvang van de zaak

  • Probleem
    Wat is het probleem voor de klant (niet alleen juridisch, maar zeker ook breder zoals financieel en emotioneel)
  • Doel
    Wat is het gewenste doel van jouw inzet als advocaat (zoals het oplossen van een arbeidsconflict, het compenseren van schade of het voorkomen van inbreuk op patenten)
  • Projectresultaat
    Wat is het concrete verwachte resultaat (een contract, een uitspraak, een opgelost conflict, etc.)
  • Risico’s (en maatregelen)
    Welke risico’s zijn er nu voorzien en welke maatregelen zijn te treffen, c.q. moeten getroffen worden als de situaties zich voordoen
  • Afbakening
    Wat hoort expliciet wel en niet tot de zaak. Dit is belangrijk om de opdracht goed te formuleren, calculeren en plannen. Bij wijzigingen van de afbakening zal klant het ook begrijpen als dit invloed heeft op doorlooptijd, budget, et cetera.

Projectplan

Het opstellen van het projectplan bestaat uit het plannen van tijd, geld, kwaliteit, mensen & middelen en over de communicatie met de klant. Per zaak zal dit anders zijn. Maar waarschijnlijk zal er per type zaak een aantal vergelijkbare fasen te herkennen zijn. In ieder geval moet er in het projectplan staan:

  • Fasering met go/no go momenten
    Dit gaat over het bepalen welke momenten in de zaak cruciaal zijn en waar de klant een bepalende stem heeft over wel of niet doorzetten van de zaak op basis van de dan ontstane situatie. De consequenties van het stoppen of doorzetten moet bij elke fase helder zijn.
  • Inrichten van sturing op tijd, geld, kwaliteit, mensen & middelen en communicatie
    Het gaat hierbij om het juist sturen op factoren, ook anders dan de inhoud (kwaliteit). Deze factoren hebben ook invloed op elkaar, en moeten dus goed gemanaged worden. Het is belangrijk om bij elk verandering van een van de factoren in te schatten wat het effect op de andere componenten is. En dit met de klant te overleggen.

    • Tijd: dit gaat over doorlooptijd, planning, e.d.
    • Geld: dit gaat over budget en kosten
    • Kwaliteit: dit gaat over de verwachting van het behaalde resultaat
    • Mensen & middelen: dit gaat over de inzet en betrokkenheid van mensen en middelen
    • Communicatie: het met de klant communiceren over voortgang, ook als het verloopt volgens planning

Met name geld (hoeveel budget is er beschikbaar) en kwaliteit (hoe goed is het eindresultaat) werken op elkaar in. En als er onverwachte zaken uitgezocht moeten worden, dan zal de kwaliteit van het eindresultaat vaak omlaag gaan tenzij er meer geld bij komt. De vraag is dan vaak of de klant bijvoorbeeld meer budget beschikbaar heeft of langer kan wachten om een eindresultaat van dezelfde kwaliteit te verwachten.

De projectmanager

Een heikel punt in de advocatuur is nog wel eens het aanwijzen van een projectmanager. Vaak zal de verantwoordelijk advocaat / partner degene zijn die het projectmanagement wil invullen. Maar dit is niet altijd de beste keuze. Sterker nog, ik denk dat het verstandiger kan zijn om een ander, vaak goedkoper, hiervoor aan te wijzen. De projectmanager behandelt de zaak niet zelf, maar managet de zaak. Dat wil zeggen hij is verantwoordelijk voor de toedeling van de werkzaamheden aan de betrokken advocaten, hij ziet toe op de deugdelijke voortgang ervan en houdt hierover regelmatig contact met de klant. De door de projectmanager betrokken advocaten voeren de werkzaamheden van de zaak uit.

Het is belangrijk om de projectmanager hierbij wel een zeer duidelijk mandaat te geven. De advocaten (inclusief de verantwoordelijk advocaat / partner) zullen, voor deze zaak, dan werken binnen de kaders die de projectmanager geeft.

Overstappen op juridisch projectmanagement?

Wil je als juridisch projectmanagement gaan invoeren? Er zijn geen ingewikkelde of dure opleidingen nodig. Het kan prima stapsgewijs en pragmatisch. Met als eerste stappen het onderkennen van de fasen, het benoemen van verantwoordelijkheden binnen een zaak en mandatering van de sturing. Het is uiteraard wel aan te bevelen om de invoering ervan te laten plaatsvinden door een ervaren projectmanager. Dat gaat sneller, het laat zien hoe het moet en het leidt tot meer consistentie in aanpak.