Ambitieus opleidingsinstituut

Professionalisering van backoffice

Casus

Het instituut voor opleidingen, onderzoek en diagnosestelling heeft een sterke groei doorgemaakt. De afgelopen jaren is het aantal studenten en docenten vele malen gegroeid, terwijl de organisatie op een vergelijkbare manier mee is gegroeid. Nu is het tijd voor bezinning over de besturing en relatie tussen organisatie en ICT. Een concrete aanleiding is het project voor de registratie en zelfplanning van studenten voor de cursussen.

Aanpak

Z

Vereenvoudiging van processen

Zoveel mogelijk zijn processen eenvoudig gehouden en zo veel mogelijk taken per casus bij elkaar bij dezelfde persoon gehouden. Dat vergroot de verantwoordelijkheid en daarmee betrokkenheid

Rationalisering ICT hulpmiddelen

Waar mogelijk zijn bestaande ICT hulpmiddelen opnieuw en beter ingericht. Het besluit tot invoering van een nieuw planningssysteem is teruggedraaid en wordt later ingevoerd. Eerst rust en controle van het huidige proces en daarna automatiseren wat nodig is.

A

Met heldere structuur werken aan toekomst

Bij aanvang bleek behoefte aan een eenduidige en heldere visie. De organisatie was organisch gegroeid en het aantal studenten met een factor 10 toegenomen in een paar jaar. Structuur en duidelijkheid ontbraken en deze zijn ingevoerd. Het project was rechtdoorzee en helder, als voorbeeld voor de gewenste verandering

Resultaat

De backoffice is opnieuw ingericht. Dat levert een hogere kwaliteit van werk op, meer duidelijkheid en met minder FTE. De ICT is grotendeels uitbesteed waardoor continuiteit van dienstverlening is vergroot. Hiermee heeft de organisatie nu een stevige basis om tevens een universitair curriculum aan te bieden.

Alle administratieve processen opnieuw ontworpen

ICT vernieuwd en uitbesteed

Hierdoor is de kwaliteit en betrouwbaarheid van dienstverlening verstevigd. De organisatie kan nu doorgroeien.