Ambitieus opleidingsinstituut
Professionalisering van backofficeCasus
Het instituut voor opleidingen, onderzoek en diagnosestelling heeft een sterke groei doorgemaakt. De afgelopen jaren is het aantal studenten en docenten vele malen gegroeid, terwijl de organisatie op een vergelijkbare manier mee is gegroeid. Nu is het tijd voor bezinning over de besturing en relatie tussen organisatie en ICT. Een concrete aanleiding is het project voor de registratie en zelfplanning van studenten voor de cursussen.
Aanpak
Vereenvoudiging van processen
Zoveel mogelijk zijn processen eenvoudig gehouden en zo veel mogelijk taken per casus bij elkaar bij dezelfde persoon gehouden. Dat vergroot de verantwoordelijkheid en daarmee betrokkenheid
Rationalisering ICT hulpmiddelen
Waar mogelijk zijn bestaande ICT hulpmiddelen opnieuw en beter ingericht. Het besluit tot invoering van een nieuw planningssysteem is teruggedraaid en wordt later ingevoerd. Eerst rust en controle van het huidige proces en daarna automatiseren wat nodig is.
Met heldere structuur werken aan toekomst
Bij aanvang bleek behoefte aan een eenduidige en heldere visie. De organisatie was organisch gegroeid en het aantal studenten met een factor 10 toegenomen in een paar jaar. Structuur en duidelijkheid ontbraken en deze zijn ingevoerd. Het project was rechtdoorzee en helder, als voorbeeld voor de gewenste verandering
Resultaat
De backoffice is opnieuw ingericht. Dat levert een hogere kwaliteit van werk op, meer duidelijkheid en met minder FTE. De ICT is grotendeels uitbesteed waardoor continuiteit van dienstverlening is vergroot. Hiermee heeft de organisatie nu een stevige basis om tevens een universitair curriculum aan te bieden.
