Veel advocaten zullen herkennen dat bij het factureren voor hun dienstverlening, de klant soms verbaasd is over de rekening. Dat is eenvoudig te voorkomen met een paar heldere afspraken. Het vormt daarmee ook de basisprincipes van Legal Project Management.

De termijnen tellen niet goed op…

Ter illustratie, laatst kreeg ik een rekening met als omschrijving: “2e termijn betaling”. Deze 2e termijn telde, samen met de al betaalde 1e termijn, op tot een hoger bedrag dan vooraf overeengekomen. Zonder verdere uitleg leidt dat tot onbegrip, frustratie en weer extra inzet van beide kanten. Het effect is in ieder geval dat de betaling aangehouden wordt tot er meer duidelijkheid ontstaat. Deze onduidelijke facturering is trouwens van een heel andere orde dan het factureren van de aanschaf van een setje lingerie omdat een zitting een dag langer duurde dan verwacht (American Lawyer, inlog verplicht). Ook een vorm van ‘meerwerk’ die je vooraf niet had kunnen zien aankomen.

Je herkent het vast als gepassioneerd advocaat. Je bent voor de klant aan de slag en realiseert een mooi eindresultaat. Klant bij, advocaat blij en er is weer een mooie omzet gemaakt, dus zijn de partners ook tevreden. Maar dan komt de klant met de opmerking dat er meer is gefactureerd dan afgesproken. Zo ontstaat er een discussie over geld, wat nooit de leukste discussies zijn. Je moet gaan spitten in de uren, verantwoorden waarom er extra werk is verricht en hopen dat er een aanvaardbare oplossing komt. Het gaat in ieder geval vaak ten koste van de relatie.

Dit is gelukkig grotendeels te voorkomen. Het begint met het duidelijk maken van je contract zoals dat aan het begin is afgesproken. Is dat op basis van nacalculatie, dan kan je weliswaar juridisch gewoon factureren wat nodig is, maar is een goede uitleg wel verstandig voor de relatie met de klant. Factureer je op basis van een budget of een vaste prijs, dan zal meerwerk een serieuze aanpak vragen. Veel advocatenkantoren gaan steeds meer op deze manier (met budgetten, indicaties, vaste prijzen, e.d.) werken. In toenemende mate zullen zij dus te maken krijgen met deze discussie.

Extra werk in zicht, en nu?

Het belangrijkste is om, zodra er zicht is op afwijkingen, dit direct te bespreken, En dus niet achteraf! Het extra werk dat bij aanvang niet bekend was is vaak gewoon te factureren als het wordt besproken zodra het geconstateerd wordt. Veel advocaten gaan zo op in hun werk dat ze vergeten te communiceren met hun klant over wat ze exact tegenkomen en of dat afwijkt van wat was afgesproken. Het is een probleem als er achteraf allerlei meerwerk posten worden gefactureerd zonder overleg. De klant zal dan vaak, terecht, tegenstribbelen. Net als wanneer de aannemer in je huis opeens 10.000 euro extra factureert.

Een andere vorm van meerwerk is als er vooraf een verkeerde tijdsinschatting is gegeven. Dit is vaak voor risico van de advocaat of zou dat moeten zijn. De klant mag immers verwachten dat de advocaat voldoende kennis en ervaring heeft om dit goed in te schatten. De advocaat zal dus met de klant moeten overleggen over zijn verkeerde inschatting, en wel zodra hij het constateert. Beide partijen kunnen dan besluiten hoe verder gegaan wordt of dat er wordt gestopt. De opdracht stoppen is voor beide partijen soms de beste oplossing. Uren wel maken maar niet factureren is soms ook nodig, maar wees hier expliciet over. Een kadootje geven aan de klant is natuurlijk aardig, maar laat het hem dan ook weten!

Uiteraard is het vaak een combinatie waarbij posten meer of minder tijd te kosten dan verwacht en is er duidelijk aantoonbaar extra werk gekomen. Dit vraagt om overleg, waarbij het prettig is om het zo snel mogelijk te bespreken. Dus niet pas achteraf.

Meerwerk factureren zonder gedoe

Om op de juiste manier betaald te krijgen voor je verrichte arbeid zal je moeten sturen op de uren. Dat kan pas als als je eerst een goede ‘intake’ hebt gedaan. Vervolgens kan je tijdens de uitvoering in de gaten houden of de veronderstellingen en inschattingen kloppen.

Goede inschattingen vooraf

Om meerwerk goed te kunnen bespreken zullen er vooraf afspraken over gemaakt moeten worden. Dit is zowel voor klant als de advocaat belangrijk. Het moet helder zijn wat de exacte inhoudelijke omvang van de vraag/opdracht is en ten tweede hoeveel arbeid en andere middelen en doorlooptijd nodig zijn. Dit is een belangrijk ‘startdocument’ dat goed moet worden vastgelegd.

Goede monitoring tijdens het werk

Zodra meerwerk zich aandient moet er overleg plaatsvinden tussen de advocaat en de klant. De advocaat zal moeten aangeven aan de klant dat er meerwerk te verwachten is en een wachten op akkoord voor de bijkomende kosten. In sommige gevallen kan er niet gewacht worden op dit akkoord, vanuit het belang van de zaak. Maar dan nog is het verstandig om wel alvast het signaal te geven van mogelijke kostenoverschrijdingen. Zodra de zaak het toelaat, kan er dan overleg plaatsvinden over de ontstane situatie.

Basisprincipes van projectmatig werken

Projectmatig werken in de advocatuur is in de basis eigenlijk niet veel anders dan dit. Het klinkt overigens wel simpeler dan het is, maar in de kern komt het hier op neer: Eerst goed afspreken wat je gaat doen en vervolgens goed communiceren over wat er gebeurt en wat je opvalt.

Als je geïnteresseerd bent of wilt weten hoe dit in te voeren in de organisatie, neem dan contact op met ons. De Nieuwe Adviseurs geven professionele dienstverleners weer grip op het werk, ook door het inrichten van projectmatig werken.