Digitaal procederen komt er aan. Sterker nog, er lopen nu al pilots en vanaf 2016 zal het geleidelijk worden ingevoerd. Alle communicatie over het proces moet dan digitaal plaatsvinden via mijnzaak.nl. De dagvaarding en het verzoekschrift worden vervangen door een digitale standaard procesinleiding en processtukken worden met standaard formulieren ingediend. Ook gelden nieuwe (proces-) regels, waardoor in de procedures het een en ander verandert.

Niets nieuws voor veel kantoren die allang digitaal werken. Digitaal procederen biedt hen een mooie kans om beter voorbereid te zijn dan de kantoren die nog gewoon met papier werken. Digitaal procederen betekent namelijk dat alle documenten digitaal (zeer waarschijnlijk in PDF) aan de gerechten moeten worden aangeleverd en digitaal ondertekend. Deze documenten moeten voldoen aan diverse standaarden, waaronder layout en goede doorzoekbaarheid. We houden ons hart vast voor advocaten die niet weten hoe je zoekt, hoe je wijzigingen bijhoudt in documenten, hoe je een PDF moet maken of doorzoeken…

Voor alle anderen, wees je ervan bewust dat kantoren, die niet klaar (genoeg) zijn voor de invoeringsdatum, te maken zullen krijgen met extra inzet van mensen en middelen om documenten digitaal op de juiste manier aan te leveren. Dat is inefficiënt (en dus een concurrentienadeel) maar het is ook zeker risicovol (het niet tijdig aanleveren van stukken). Dergelijke kantoren zullen minder snel en flexibel kunnen opereren. Een kantoor dat heeft geïnvesteerd in slimme ICT en/of de koppeling met De Rechtspraak, heeft het natuurlijk goed en efficiënt geregeld. Maar voor veel kantoren zal dat nog niet zo zijn. Een advocaat die in dat geval niet zelfstandig in een paar klikken zijn stukken in het digitale dossier kan zetten, is gewoon minder efficiënt. Als moderne advocaat moet je ook, als het nodig is, zelf even snel een stuk kunnen toevoegen, controleren of alles goed is aangeleverd is en bekijken welke stukken een tegenpartij exact heeft aangeleverd. Het digitale procesdossier zien als een soort postbode waar het secretariaat stukken in plaats en uit haalt is niet de juiste metafoor. Het is de gezamenlijke omgeving van de betrokken partijen en de rechtbank.

De invoering van digitaal procederen heeft nog een andere consequentie, namelijk dat stukken digitaal doorzoekbaar zijn. Aangezien alle dossierstukken van klant en tegenpartij digitaal beschikbaar zijn wordt het zoeken en vergelijken van documenten en teksten opeens stukken eenvoudiger! Het versturen van ongeordende bakken aan bits en bytes aan de tegenpartij of rechter, of het versturen van niet doorzoekbare bestanden, is hoogstwaarschijnlijk niet meer toegestaan. De partij die slimme manieren introduceert om dergelijke bestanden digitaal te doorzoeken en te vergelijken heeft absoluut een concurrentievoordeel.

Als moderne advocaat ben je uiteraard gewend aan digitale dossiervorming en ben je voorbereid op de invoering van digitaal procederen. Nu dus doorstomen en ervaring opdoen met echt digitaal werken. Leer slimme zoeksystemen te gebruiken en wees voorbereid op echt digitaal procederen. Het zal voor velen ingewikkelder zijn dan het ogenschijnlijk lijkt, maar het is natuurlijk beter om goed getraind en met ervaring de eerste processen te voeren tegen een partij die er veel minder goed in bedreven is. Dus waarom wachten tot morgen?

De auteurs
Menno Weij (advocaat bij SOLV, gespecialiseerd in Technologie, Media en Communicatie) en Timo Schrama (Eigenaar De Nieuwe Adviseurs – hij adviseert en begeleidt advocatenkantoren om meer grip op het werk te krijgen middels procesvernieuwing en digitaal werken).